Geschäftsprozessoptimierung im Facility Management
Geschäftsprozessoptimierung im Facility Management - Werterhalt, Sicherheit und Effizienz im asset-getriebenen Geschäft
Unser Frame: Methodik, Vorgehensweise und Software-Lösung für Prozessmanagement
Durch ökologische und gesellschaftliche Entwicklungen rücken ganzheitliche Herausforderungen in den Fokus von Industriebetrieben, Unternehmen der öffentlichen Hand und originären Immobilienunternehmen. Sie investieren angesichts hoher Renditeerwartungen erheblich in IT-gestützte Managementprozesse um den Werterhalt zu optimieren und die Leistungen effektiv zu gestalten. So wird auch die Weiterentwicklung des Immobilienportfolios konsequent verfolgt.
Dabei nehmen Betreiberanforderungen und Arbeitsplatzsicherheit ständig zu. Sie werden vielschichtiger und unterliegen einer steten Aktualisierung seitens des Gesetzgebers. Zugleich erhöht sich der Kostendruck für Inhaber und Betreiber technischer Anlagen und Immobilien infolge steigender Material-, Energie- und Personalkosten.
Die Anforderungen an die Befähigung und Kompetenz der Personalressourcen nehmen damit stetig zu. Ebenso steigen die Anforderungen an die Vollständigkeit der Objektdaten um gezielte Einsparpotenziale zu realisieren und exakte Investitionsentscheidungen zu realisieren.
Es gilt also sich gleichzeitig an den anspruchsvollen Zielen zum Werterhalt und zur Optimierung der Betriebsprozesse zu orientieren wie auch den gesetzlichen Prüfungen nachzukommen und fachgerechtes Personal einzusetzen.
Die Effizienzmaßnahmen und damit Kosteneinsparungen sind im Wesentlichen entlang der Prozesse zu realisieren. Hierfür bietet sich die Einführung und Etablierung eines Geschäftsprozessmanagements im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses an. Es sind dann nicht nur im Rahmen eines Projektes einmalige Optimierungen umsetzbar, sondern nachhaltige und kontinuierliche Effizienzsteigerungen unter Berücksichtigung zukünftiger Veränderungen. Zur Unterstützung des Geschäftsprozessmanagements ist neben einer Methode ein adäquates Werkzeug erforderlich.
Mit dem Werkzeug werden die jeweiligen Prozesse und Organisationen dokumentiert und Optimierungen unterstützt. Auf Grund der Komplexität dieser Werkzeuge bedarf es jedoch meist umfassender Methoden-, Werkzeug- und IT-Kenntnisse, deren Einführung häufig eine zu hohe Hürde für die Etablierung eines Geschäftsprozessmanagements darstellt. Auch sind die Implementierungskosten derartiger IT-Werkzeuge ein Einführungshemmnis.
Das etablierte Werkzeug PICTURE überwindet diese Hürden. Es ist das am weitesten verbreitete Werkzeug zum Geschäftsprozessmanagement in Deutschland. Mit PICTURE stellen wir eine Methode und ein Werkzeug bereit, das den Anforderungen an ein assetgetriebenes Geschäft gerecht wird.
Verantwortung tragen gegenüber ganzheitlichen Herausforderungen
Im Umfeld hoher Ansprüche an Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit, Qualität und Sicherheit, Kundenservice und Wettbewerb besteht für das Facility Management ein weiter Ordnungsrahmen. Prozesseffizienz ist in Einklang zu bringen mit Zertifizierungsansprüchen und Auditbefähigungen. Dabei geben Nachweispflichten und die Vermeidung von Organisationsverschulden einen regelbasierten Rahmen vor und führen zu einem umfassenden Anweisungswesen.
Diese Regularien betreffen alle Bestandteile. Die Instandhaltung zur Werterhaltung und Störungsvermeidung, die Infrastruktur mit Nachhaltigkeit in den Entscheidungen sowie das Flächenmanagement unter dem Einsatz wartungsintensiver Gerätschaften.
Geschäftsprozessmanagement bedeutet in diesem Umfeld ein Instrument für mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit.
Profitieren Sie von unserer Branchenkompetenz
Unser Frame - Methodik, Vorgehensweise und Software-Lösung für Prozessmanagement - ist das Ergebnis unserer Branchenkompetenz sowie fachlichen und methodischen Expertise.
Die PICTURE-Methode ist konzipiert für das Prozessmanagement in einem auf Regularismen basierten Dienstleistungsumfeld:
- Vorgefertigte Prozessbausteine haben normativen Charakter und liefern eindeutige Vorgaben mit visueller Unterstützung;
- Eindeutige Verantwortlichkeiten werden über die Prozessketten gleichmäßig hinterlegt und vermeiden informelle Unregelmäßigkeiten;
- Gesetzliche Vorgaben sind den Prozessschritten zugeordnet, für den Anwender unmittelbar zugänglich und ihre Auswirkungen im Prozess ersichtlich;
Kundeninformationen, Formblätter und Lieferantenvorgaben sind zentral organisiert und je Vorgang verfügbar.
Überblick behalten
Die Prozessplattform ist explizit auf das besondere Sicherheits- und Qualitätsverständnis aus Regelwerken, Vorschriften und Dokumentationen ausgerichtet. Sie hat zum Ziel, durch einfache Bedienung und eine zu Grunde liegende klare und verständliche Methodik Prozessmanagement in den anwendenden Organisationen in die Fläche zu tragen:
- Steigern Sie die Motivation, bauen Sie auf Akzeptanz der Anwender und sichern Sie die Nachhaltigkeit;
- Priorisieren Sie systematisch und nutzen Sie umfangreiche Suchmechanismen;
Stellen Sie den Datenschutz sicher und steuern Sie Zugriffe detailliert über Rechte.
Abb.: Prozessregister
Nutzen Sie die Vorteile der PICTURE-Prozess-Plattform
Die PICTURE-Prozess-Plattform bietet als moderne „Software as a Service“-Lösung das wirkungsvolle Werkzeug für eine effiziente Prozessmodellierung:
- Jeder Mitarbeiter erhält sofort und ohne zusätzliche Software webbasiert Zugang zur Plattform (keine Rüst- / Implementierungskosten);
- Vielseitige Suchmöglichkeiten bieten die Analyse der Prozesslandschaften aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Fragestellungen;
- Exportmöglichkeiten bieten unmittelbare Weiterverarbeitung in externen Systemen wie Intranet, Internet, CMS oder Standardformaten;
Ein flexibles Berichtswesen analysiert die Effizienz eines strukturierten Prozessdesigns aufgrund von Kosten- und Leistungsparametern entlang den Prozessketten und Beteiligten.
Abb.: Bericht Prozesskosten
Einfach starten und Erfolge erzielen
Die typischerweise organisationsübergreifenden und zeitumspannenden Prozesse des Facility Managements lassen sich mit der PICTURE-Prozessplattform von den Anwendern ohne Informatikkenntnisse oder detailliertes Methodenwissen dokumentieren, modellieren und optimieren – dank der visuellen Baustein-Methode von PICTURE. Dabei werden fertige, standardisierte und wiederverwendbare visueller Prozessbausteine kombiniert. Aufgrund der unmittelbaren Methode mit intuitiver Benutzerführung und gestützter Modellierung reduzieren Sie den Aufwand um bis zu 80% – und das über das weite Spektrum unterschiedlicher Geschäftsfelder.
Abb.: Prozessplattform
Wissen teilen
Durchgängige Informationen im Facility Management über Kunden, Services und Dienstleister sowie über Unternehmensstrukturen und Kommunikationswege liegen in der Prozessplattform explizit vor, werden implizit beachtet, bedient und angereichert. Mit PICTURE werden alle Informationssets relational miteinander verknüpft und bieten allen Prozessbeteiligten die erforderliche Interaktion. Den Protagonisten werden eindeutige Gestaltungsvorlagen und Informationen geliefert:
- Fördern Sie Wissens- und Qualitätsmanagement;
- Teilen Sie Ihre beschriebenen Prozesse mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden;
- Gestalten Sie übergreifende Informationsflüsse und erlangen Sie Transparenz in der Breite;
- Nutzen Sie Schnittstellen zur Veröffentlichung der Informationen zu Prozessen und Anweisungen im Intranet und Internet;
Stellen Sie „passgenaue“ Informationen zur Verfügung.
Abb.: Ordnungsrahmen
PICTURE-Methode
PICTURE bietet eine Methode und ein IT-Werkzeug zur effizienten Erhebung, Visualisierung und Analyse von Geschäftsprozessen, ist leicht zu erlernen und schnell anzuwenden.
PICTURE kann somit in ausgewählten Optimierungsprojekten zur Dokumentation des IST-Zustands sowie für die Erstellung von Soll-Konzepten begleitend von den in dem Projekt zu beteiligenden Mitarbeitern eingesetzt werden. Darüber hinaus kann PICTURE zur Fortentwicklung der Prozesse und Organisation im Nachgang eines Optimierungsprojekts weiterhin genutzt werden.
Auf Grund der leichten Bedienbarkeit ist PICTURE 5 – 6 x schneller und effizienter als klassische Methoden.
Zur Prozessbeschreibung werden vordefinierte Prozessbausteine genutzt, welche eindeutige Begriffe zu den Vorgängen verwenden, wie „Formelle Prüfung“, „Vorgang zu den Akten legen“ oder „Rückfrage durchführen“. Diese werden von den Mitarbeitern direkt verstanden. Mithilfe dieser Bausteine können Vorgänge nach dem „Lego-Prinzip“ zusammengesteckt werden. Die Modellerstellung wird hierdurch einfach und verständlich.
Abb.: Prozessbausteine
PICTURE-Prozessplattform
Die PICTURE-Prozessplattform dient der Unterstützung eines unternehmensweiten Prozessmanagements. Dabei liefert PICTURE als einziges Prozessmanagement-Werkzeug semantische Modellierungselemente, die auf operative wie auch administrative Vorgänge angepasst sind und dadurch die Verständlichkeit, Konsistenz und Vergleichbarkeit von Modellen gerade in großen Modellierungsprojekten deutlich verbessern.
Abb.: Vereinfachter Beispielprozess: Antragsannahme Parkausweis
Nutzung in Projekten und nachhaltiger Mehrwert
Mit dem Einsatz der PICTURE-Methode und der PICTURE-Prozessplattform wird auch eine Publikation und Bereitstellung der Ergebnisse (Prozessbeschreibungen, Organisation, Arbeits- und Dienstanweisungen, sonstige Dokumentation) für die Mitarbeiter einer Organisation ermöglicht. Des Weiteren ist eine Überführung der Ergebnisse in Stellenbeschreibungen sowie einem Führungsinformationssystem oder Organisationshandbuch (Verfahrensanweisungen, Anweisungswesen) möglich.
Ferner wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter auf neue Entwicklungen mit entsprechenden Änderungen eigenständig reagieren (Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses).
In der Beratung zur Neuausrichtung oder Realisierung von nachhaltigen Kosteneinsparungen begleiten wir Sie auch ganzheitlich bei Ihren Veränderungsprozessen im Rahmen von Change Management-Projekten.
Quick Check
Bei stringenter Optimierung aufgrund unserer Methode und Werkzeug sind signifikante, direkt ergebniswirksame Kosteneinsparungseffekte erzielbar. Wir können einen Quick Check anbieten der diese Potentiale identifiziert und quantifiziert. Als Ergebnis liefern wir die individuelle Roadmap für Ihre Optimierung.
Fragen / Kontakt
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